MEISHI KOUKAN 名刺交換 : LE PROTOCOLE DE LA CARTE DE VISITE AU JAPON
À tous ceux qui voyageaient, voyagent ou voyageront bientôt à nouveau en Asie et particulièrement au Japon et en Chine, dans un cadre professionnel : focus sur le protocole d’échange de cartes de visite.
Parfois négligée chez nous, cette étape a une valeur hautement symbolique en Orient ! En Occident au contraire, l’échange de ce petit morceau de papier cartonné est plutôt anodin. Il n’a pour seul but que de communiquer ses coordonnées à un fournisseur, client, prospect, contact professionnel en général. Rien de bien important dans cette partie du monde, mais attention, de l’autre côté de la planète, on prend très au sérieux cet échange.
Think Manners revient en détail sur les éléments clés du protocole à respecter au Japon et en Chine pour passer cette épreuve avec succès.
Au Japon, un protocole d’échange de cartes de visite complexe
La symbolique derrière le rituel
La complexité mais aussi la richesse du protocole de la carte de visite en Asie est la résultante d’une personnification pure et simple de ce tout petit carton.
Lorsque vous présentez votre carte, c’est exactement comme si vous vous montriez vous-même. Dans l’esprit d’une personne de culture asiatique vous “êtes” en quelque sorte ce morceau de papier.
Au Japon, c’est une véritable “cérémonie”, qui porte un nom précis : MEISHI KOUKAN. L’échange de cartes constitue un préalable indispensable à toute relation d’affaires. Sans réussir cette étape, il y a peu de chance que vous arriviez à développer votre business au pays du Soleil-Levant.
L’objectif de la présentation des cartes de visite avant le début d’un meeting par exemple est de permettre à chaque interlocuteur de prendre connaissance du rang et du statut de l’autre au sein de l’entreprise.
Dans une société particulièrement attachée à la notion de hiérarchie, connaître le rang d’une personne permet d’en déduire son statut. Avec le statut va un degré plus ou moins élevé de reconnaissance, on s’incline plus ou moins par exemple.
La prise de connaissance des informations inscrites sur la carte de visite donne donc le temps à chacun d’ajuster son comportement.
Étant le tout premier contact avec votre interlocuteur, il est crucial de bien maîtriser cette entrée en matière.
Les étapes à suivre et le protocole à respecter
– Emportez suffisamment de cartes de visite avec vous et préservez-les dans un porte-cartes, afin de ne jamais donner une carte endommagée ; cela serait perçu comme un terrible manque de respect,
– Les personnes les plus haut-gradé échangent leurs cartes en premier, de même on présente sa carte à la personne la plus importante en premier,
– Lorsque vient votre tour, présentez-vous face à votre interlocuteur, puis inclinez-vous en présentant la carte. Le degré d’inclinaison et sa durée varieront en fonction du statut de celui à qui vous donnez la carte. Plus il est haut gradé, plus vous vous inclinerez et plus vous resterez longtemps dans cette position,
– La carte doit être présentée avec vos deux mains, sans masquer aucune inscription sur la carte. La face de la carte est orientée vers votre contrepartie. Présentez-lui le côté traduit dans sa langue,
– Présentez-vous très brièvement en tendant la carte,
– Recevez les cartes de la même façon, avec les deux mains. Remerciez en vous inclinant, puis lisez attentivement la carte en disant le nom de la personne qui vous donne sa carte,
– N’écrivez jamais sur une carte que vous recevez devant la personne qui vous l’a remise. Ce serait comme écrire directement sur la main de votre interlocuteur,
– Ne rangez pas tout de suite les cartes reçues. Étalez-les près de vous sur la table pendant la durée de la réunion,
– Ne redonnez pas une carte à quelqu’un à qui vous l’avez déjà donnée, cela voudrait dire que vous ne vous souvenez plus de cette personne et qu’elle ne présente pas d’intérêt.
La Chine, entre tradition et digitalisation
En Chine, le protocole est lui aussi assez balisé et reprendre l’essentiel des points cités plus haut vous préservera de tout faux-pas.
La particularité de la Chine réside toutefois dans la digitalisation fulgurante de sa société. La carte de visite papier n’a pas échappé à cette révolution.
Ainsi, une des fonctionnalités de WeChat permet d’avoir à sa disposition une carte de visite entièrement digitale.
La personne à qui vous voulez laisser vos coordonnées n’aura qu’à scanner avec son téléphone votre QR code personnel dans WeChat pour récupérer instantanément votre profil. Vous ferez alors la même opération et l’échange sera fait.
Aucun échange papier dans ce cas mais cela n’empêche pas de respecter le même type de protocole et de s’incliner légèrement en signe de respect et de remerciement au moment où vous effectuez le scan du QR code.
Pour conclure
La carte de visite est donc éminemment précieuse en Asie et doit être maniée et présentée avec soin. L’attention que l’on y porte est également de la première importance, égale à celle que l’on se doit de porter à toute personne.
Très loin de nos conceptions occidentales, plus matérialistes et pragmatiques, l’adaptation à ce type de pratique peut prendre un peu de temps. S’entraîner à l’avance en répétant la scène pour bien maîtriser tous les gestes est sans nul doute une bonne manière de préparer au mieux son voyage.
