RÉUSSIR SES BUSINESS LUNCHS
La rentrée étant pour bientôt, déjà là pour certains, Think Manners vous propose de revenir sur un aspect crucial des relations d’affaires : le business lunch !
Plus qu’un simple repas, le business lunch se situe à la frontière entre réunion de travail et moment de convivialité. Il permet de briser la glace et de mieux se connaître.
En essayant de détendre l’atmosphère, les échanges et négociations se passent plus sereinement, augmentant ainsi les chances de parvenir à un accord.
Dans certaines cultures (en Asie, au Moyen Orient, …) on n’envisage d’ailleurs pas de lien d’affaires entre personnes qui ne se connaissent pas.
Le passage par un repas, qu’il ait lieu au déjeuner ou au dîner, est absolument obligatoire pour tisser des liens personnels avant de pouvoir envisager toute autre forme d’échange commercial.
Le repas d’affaires est donc une composante à part entière des compétences requises d’un bon professionnel.
Think Manners vous livre sa checklist pour toujours réussir ses business lunchs avec cette simple règle d’or à garder en tête :
C’est celui qui invite qui est en charge du bon déroulé du déjeuner et qui guide ses invités.
L'invitation
Elle doit être la plus claire possible pour éviter dès le début toute ambiguïté ou incompréhension.
Énoncez clairement l’objet de l’invitation :
– discuter d’un projet particulier,
– revoir une proposition,
– finaliser les derniers détails d’un contrat ou simplement,
– faire plus ample connaissance dans le cadre de relations commerciales futures.
Soyez aussi bien clair sur la date, l’heure et le lieu.
Une fois l’invitation acceptée, si vous deviez annuler, faites-le rapidement, et toujours en personne (ne faites pas appeler votre assistante). Proposez une autre date afin de limiter l’impact négatif.
Cela vaut pour celui qui invite et pour celui qui est invité.
Choisir le restaurant
Vous pouvez proposer plusieurs restaurants offrant des ambiances et cuisines de types différents.
Pour vous aider, renseignez-vous sur les goûts de la personne que vous invitez (au passage également les allergies potentielles) auprès de son assistante par exemple.
Restez cependant classique, ne suggérez pas que des endroits trop atypiques ou des expériences culinaires trop excentriques.
Il faut rester concentrer sur l’objectif : les particularités du repas ou du décor ne doivent pas faire oublier les discussions d’affaires.
Si vous invitez une personne d’une culture très différente de la vôtre, renseignez-vous sur les us et coutumes en vigueur chez lui et tentez de vous accorder un peu sur ses horaires ou sur certaines habitudes alimentaires.
L’endroit que vous choisirez doit également être facile d’accès, facile à trouver, pas trop éloigné de votre bureau ou de celui de votre hôte mais par-dessus tout … il doit être calme pour que les échanges puissent avoir lieu dans les meilleures conditions possibles.
Confirmez avec le restaurant votre réservation et avec votre invité le rendez-vous la veille de l’événement. À ce stade vous pouvez encore gérer un imprévu, le jour même, c’est souvent trop tard.
Le menu & la commande
Arrivez environ 15 minutes avant l’heure dite pour pouvoir régler les derniers détails et surtout vous assurer que vos instructions : choix de la table, paiement de l’addition, … ont bien été respectés.
Concernant le placement à table :
Le maître d’hôtel placera l’invité d’honneur en premier, face à la pièce si possible, pour qu’il bénéficie de la meilleure vue, vous vous positionnerez alors en face, puis tous les autres collaborateurs prendront les places restantes sans autre forme de protocole.
Les règles de placement à table sont différentes de celles que l’on doit respecter lors d’un dîner formel ou avec des amis. On ne fait pas de différence en fonction du sexe ou de la fonction. Seuls comptent l’invité d’honneur et celui qui invite.
Celui qui invite doit ensuite montrer ce que l’on appelle “la limite de son hospitalité”. Autrement dit, il doit, habilement, glisser quelques indices sur ce qu’il est prêt à offrir en termes de menus, de choix à la carte, ou de plats. Il peut suggérer tel ou tel plat, ou bien demander si telle ou telle formule serait appréciée de chacun.
On veille bien sûr à ne pas commettre d’impairs en insistant sur les bienfaits du menu le moins cher ou en se lançant dans des dépenses somptuaires (au frais de sa société…).
Tout ici est affaire d’équilibre : ni trop, ni trop peu.
Lorsque vous vous serez assuré(e) que tous ont fait leur choix, appelez le maître d’hôtel et passez vous-même la commande pour tous les invités (s’ils ne sont pas trop nombreux bien sûr !), puis vous en dernier.
Le repas
Mettre son téléphone sur silencieux et vibreur (et dans sa poche ou son sac et non sur la table) relève de la courtoisie élémentaire et sera très fortement apprécié par vos invités, qui bien sûr (!) auront à cœur de faire de même.
Tout ce qui peut vous distraire pendant ce temps d’échange doit être évité (sauf urgence absolue bien entendu).
Il est aussi essentiel de parler à tout le monde autour de la table pour que personne ne se sente mal à l’aise ou ait le sentiment de ne pas être assez intéressant hiérarchiquement pour qu’on lui adresse la parole.
Passons à présent au cœur du sujet : l’objet du business lunch !
Il s’agit de parler affaires, mais il ne serait pas très délicat d’aborder ces sujets dès les premières minutes.
Il est prudent d’attendre pour commencer à aborder les sujets professionnels d’avoir au moins passé la commande, voire l’arrivée du premier plat.
Lorsque vos invités arrivent, s’installent à table, que vous commandez des boissons, discutez du menu et passez la commande, c’est plutôt le moment de parler de sujets anodins sur un ton plus détendu, sans rapport avec les affaires que vous avez à traiter.
Addition & départ
C’est bien entendu la personne qui invite (homme ou femme) qui va payer l’addition, mais si pour une raison ou une autre cela peut ne pas sembler évident à tout le monde, alors, précisez-le simplement :
“vous êtes mon invité”.
Une des façons de procéder consiste à payer l’addition à l’avance, c’est-à-dire à donner ses coordonnées bancaires au maître d’hôtel en arrivant (avant les invités) pour que le montant du repas soit directement débité sur votre carte une fois le repas terminé.
C’est un procédé assez élégant qui évite le petit moment d’agitation à la table autour de cette addition avant le départ.
Si vous n’avez pas pu payer en amont, il est préférable de se lever à la fin du repas pour aller payer à l’accueil, le plus discrètement le mieux en la matière.
C’est en principe à l’invité d’honneur de mettre fin au repas et de vous remercier pour votre hospitalité.
Pour conclure
En conclusion, je vous propose une question subsidiaire :
Quid d’un petit déjeuner ou d’un dîner en lieu et place d’un business lunch ?
Pour une première prise de contact, le petit déjeuner peut être adapté car il dure moins longtemps, il est aussi plus simple à organiser et n’oblige pas à se parler pendant des heures autour de nombreux plats.
Quant aux dîners, gardez en tête qu’ils ont toujours une consonance plus sociale, et impliquent parfois les époux. Ce n’est alors peut-être pas le moment idéal pour conclure des accords. Ils sont en revanche très utiles pour faire mieux connaissance.
À vos invitations et très bonne rentrée à tous !
